Le richieste di accesso hanno termini precisi. Il rischio non è tanto il diniego quanto il silenzio dovuto a una richiesta finita nella casella sbagliata.
Registro unico
Tutte le istanze, da qualunque canale arrivino, devono confluire in un registro con numero, data e ufficio assegnatario.
Controinteressati
La comunicazione ai soggetti controinteressati e la sospensione dei termini vanno gestite dal sistema, perché incidono sulla data di scadenza.
Il registro degli accessi
La pubblicazione periodica dell'elenco delle richieste, con esito e data, è un obbligo e allo stesso tempo uno strumento di lavoro: mostra quali informazioni vengono chieste più spesso e suggerisce cosa conviene pubblicare spontaneamente, riducendo le istanze future.
Motivazione del diniego
Un archivio delle motivazioni già utilizzate rende le risposte uniformi e più difendibili in caso di riesame o ricorso. Il diniego generico, privo di riferimento all'interesse concreto da tutelare, è la causa più frequente di annullamento in sede di riesame, e costringe l'ufficio a rifare il lavoro con termini più stretti.